01/10/2025
📌 Quản trị yếu kém: Khi phòng chức năng biến thành “xưởng sản xuất văn bản”
Một trong những “căn bệnh kinh niên” trong quản trị tại nhiều cơ quan, đơn vị hiện nay là biến các phòng chức năng thành nơi chuyên sản xuất văn bản vô bổ.
Cứ mỗi khi cấp trên ban hành văn bản mới, lập tức cấp dưới “phản xạ” bằng cách: sao chép, thêm thắt vài câu chữ, rồi đóng dấu ban hành một văn bản nội bộ, kèm nguyên văn bản gốc. Thế là “hoàn thành nhiệm vụ”.
Thoạt nhìn, đây có vẻ như là cách làm nhanh chóng, kịp thời. Nhưng thực chất, đó chỉ là hành động đối phó, hình thức và phản khoa học.
1. Quản trị hay là “hành chính hóa” mọi thứ?
- Cách làm này chứng minh một điều rõ ràng: không có quản trị thực chất, chỉ có sự hành chính hóa công việc.
- Thay vì rà soát quy trình vận hành xem đã phù hợp với yêu cầu cấp trên chưa, người ta chọn giải pháp dễ nhất: sản xuất thêm giấy tờ.
+ Nếu quy trình đã bao phủ đầy đủ yêu cầu thì không cần ban hành thêm bất cứ văn bản nào.
+ Nếu chưa phù hợp, thì phải chỉnh sửa quy trình, không phải đẻ thêm giấy tờ chồng chéo.
- Việc bỏ qua tư duy quy trình để chạy theo “văn bản cho có” là biểu hiện điển hình của quản trị yếu kém.
2. Tác hại: giấy tờ nhiều, chất lượng bằng không
Thói quen “có văn bản thì đẻ thêm văn bản” không chỉ vô ích mà còn gây hại:
+ Tốn kém nhân lực, thời gian: thay vì tập trung vận hành và cải tiến thực chất, người ta lao vào viết – ký – đóng dấu.
+ Chồng chéo và loạn lạc: văn bản nội bộ chồng chéo với văn bản gốc, không ai còn biết thực sự phải theo cái gì.
+ Làm méo mó văn hóa quản trị: người ta tin rằng quản lý là ban hành thật nhiều giấy tờ, chứ không phải xây dựng và duy trì quy trình.
+ Nguy hiểm nhất: rủi ro gia tăng. Khi không vận hành theo khoa học, dễ xảy ra tình trạng “giấy tờ thì đủ, thực tế thì sai”, gây hậu quả nặng nề.
3. Căn nguyên: tư duy quản lý lỗi thời
- Sự thật là: nhiều đơn vị chưa có tư duy quản trị, chỉ dừng ở mức “chấp hành hành chính”.
- Văn bản cấp trên được coi là “mệnh lệnh phải sản xuất thêm giấy tờ”, thay vì “đầu vào để cải thiện hệ thống hiện có”. Đây là sự lệch lạc nguy hiểm, biến quản trị thành trò hình thức, làm cho bộ máy cồng kềnh mà kém hiệu quả.
4. Đã đến lúc phải thay đổi triệt để
Nếu không thay đổi, các phòng chức năng sẽ mãi chỉ là “cỗ máy in ấn” thay vì trung tâm tham mưu chiến lược. Để thoát khỏi vòng luẩn quẩn này, cần:
+ Cắt bỏ ngay thói quen đối phó: không ban hành văn bản chỉ để chứng minh “chúng ta có làm”.
+ Đặt quy trình làm trung tâm: quản trị phải dựa vào quy trình, văn bản chỉ là công cụ định hướng.
+ Đo hiệu quả bằng thực chất, không bằng số lượng giấy tờ.
👉 Quản trị yếu kém biến văn bản thành “mớ giấy lộn có đóng dấu”, biến phòng chức năng thành “xưởng sản xuất hình thức”. Điều này không chỉ lãng phí nguồn lực mà còn tiềm ẩn nguy cơ phá hỏng cả hệ thống vận hành. Đã đến lúc phải nhìn thẳng: quản trị không phải là đẻ thêm giấy tờ – quản trị là làm cho hệ thống vận hành khoa học, hiệu quả và an toàn.
🔗 Xem thêm https://clbv.vn/blog/drvdt/khi-quan-tri-bien-phong-chuc-nang-thanh-xuong-san-xuat-van-ban
